Datenschutzerklärung zur Nutzung des Vereinssystems ebusy

Tennis-Club Pfaffenhofen e. V.

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Verein und der Nutzung unseres Online-Verwaltungs- und Buchungssystems ebusy. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten bei der Nutzung von ebusy gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Tennis-Club Pfaffenhofen e. V.
Türltorstr. 54
85276 Pfaffenhofen an der Ilm

E-Mail: vorstand@tc-pfaffenhofen.de

Telefon: +49 (0) 8441 76638

Vertreten durch den Vorstand:

Sabine Nitz

2. Datenschutzbeauftragte/r

Ein Datenschutzbeauftragter ist für unseren Verein nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich direkt an den Vorstand wenden.

3. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung bei ebusy

Wir nutzen die Software ebusy als zentrales Verwaltungssystem für unseren Verein. Den Mitgliedern werden dafür personalisierte Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) zur Verfügung gestellt.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

a) Mitgliederverwaltung

Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Mitgliedsstatus, Eintrittsdatum, Beitragsgruppe.
Zweck: Verwaltung des Mitgliedschaftsverhältnisses, Beitragsberechnung, Organisation des Spiel- und Vereinsbetriebs.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Erfüllung der Vereinssatzung).

b) Platzbuchung und Veranstaltungsanmeldung

Verarbeitete Daten: Name des Buchenden/Teilnehmers, Spielpartner, Buchungszeitraum, gebuchter Platz, Event-Teilnahmen.
Zweck: Organisation und Abwicklung von Platzreservierungen, Durchführung von Turnieren, Training und Vereinsveranstaltungen.
Gastspieler: Einbuchung als „Gast“. Die Abrechnung erfolgt über das buchende Mitglied.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

c) Zahlungsabwicklung

Verarbeitete Daten: Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankinstitut), Kontoinhaber, Zahlungsstatus, Buchungshistorie.
Zweck: Einzug von Mitgliedsbeiträgen, Gebühren für Platzbuchungen, Event-Teilnahmegebühren oder Arbeitsdienstersatzleistungen im Wege des SEPA-Lastschriftverfahrens.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen bezüglich Buchhaltung und steuerrechtlicher Aufbewahrung).

d) E-Mail-Kommunikation und Informationsversand

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name, Protokolldaten des E-Mail-Versands.
Zweck: Übermittlung von berechtigten Vereinsinformationen (Einladungen zu Mitgliederversammlungen, Spielbetriebsinformationen, organisatorische Hinweise) sowie Buchungsbestätigungen über ebusy.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (für vertrags- und satzungsrelevante Informationen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Vereins an einer effizienten Mitgliederkommunikation).

4. Auftragsverarbeitung (ebusy)

Die Bereitstellung des Verwaltungssystems erfolgt durch den externen Dienstleister:

productive web Wolfgang Schütz & Michael Haun GbR
Uhlandstraße 10
72072 Tübingen

Vertretungsberechtigte Gesellschafter:
Dip.-Inform. Wolfgang Schütz

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27 a Umsatzsteuergesetz:
DE213398265

Telefon: +49 (0)7071 13899-21
Telefax: +49 (0)7071 13899-23

E-Mail: info@productive-web.de
Internet: www.productive-web.de

Mit dem Anbieter von productive web Wolfgang Schütz & Michael Haun GbR wurde ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Dienstleister die personenbezogenen Daten unserer Mitglieder streng weisungsgebunden, vertraulich und nach den Vorgaben der DSGVO auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

5. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn:

Sie haben nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich dazu eingewilligt,
die Weitergabe ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung des Vereinszwecks/Satzungszwecks erforderlich (z. B. Meldung von Spielern an Tennisverbände wie den BTV für den Wettspielbetrieb),
es besteht eine gesetzliche Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (z. B. gegenüber Finanzbehörden).

6. Speicherdauer und Löschung

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der genannten Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist:

Mitgliederdaten: Werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten im System archiviert bzw. gelöscht, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. 6 bis 10 Jahre nach HGB/AO für steuerrelevante Zahlungsbelege) entgegenstehen.
Buchungs- und Eventdaten: Werden nach Ablauf der jeweiligen Spielsaison bzw. nach Abwicklung der Veranstaltung gelöscht, sofern sie nicht für Abrechnungszwecke aufbewahrt werden müssen.
Zugangsdaten zum ebusy-System: Werden mit Austritt aus dem Verein umgehend deaktiviert.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber dem Verein bezüglich Ihrer gespeicherten Daten folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sollten Unrichtigkeiten vorliegen, können Sie die Korrektur Ihrer Daten verlangen (einige Daten können Sie auch selbst direkt in ebusy anpassen).
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe entgegenstehen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können einer Datenverarbeitung, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Möchten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an den Vorstand.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Für Bayern ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach

Website: https://www.lda.bayern.de

9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig (Stand: Oktober 2026). Durch die Weiterentwicklung unseres Buchungssystems ebusy oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu anpassen.